PROTOCOLO RESERVAS

Como propietario de un alquiler vacacional, ya sabes que no puedes dejar nada a la improvisación, para ello debes tener creados una serie de protocolos de actuación que llevarás a cabo con cada nuevo huésped. El proceso de reserva, no iba a ser menos y requiere también de su propio protocolo, con el fin de conseguir una correcta comunicación y que no se te escape nada en esta parte tan importante.

Para ayudarle en ello, lo hemos dividido en 3 partes bien diferenciadas:

            Antes de reservar: lo normal es que los huéspedes interesados nos contacten (vía mail o teléfono) pidiendo disponibilidad y presupuesto para unas determinadas fechas. En esta etapa es cuando no podemos fallar, ya que de tu respuesta depende que finalmente se decidan o no a reservar. Nuestro alojamiento ya ha captado su atención, así que ¡no podemos dejarlos escapar!

Hay que contestar rápido (máximo 2 horas), agradéceles el interés mostrado en tu vivienda y proporcionar toda la información que te solicita, no sólo disponibilidad y precio (que también). Por ejemplo, si nos pregunta si aceptamos mascotas, la distancia a la playa, etc… hay que darle respuesta a todo ello en este mismo mensaje. No vale tener un modelo de respuesta estándar, cambiarle fecha, actualizar los precios y darle a “enviar” sin añadir nada más.  Debemos adaptar cada respuesta que enviemos según el tipo de mensaje recibido. Claro que podemos tener una plantilla, no se trata de repetirlo todo cada vez, pero siempre hay que darle un toque personalizado.

            Durante la reserva: si tras el paso anterior, el huésped te indica que quiere reservar… ¡¡Bien, lo has conseguido!! Pero la cosa no acaba aquí, debes enviarle un mensaje (esta vez, es obligatorio hacerlo por escrito) incluyendo todos los detalles de la reserva (la fecha de llegada y de salida, el precio total, el número de personas, la forma de pago, si debe ingresar depósito, el número de cuenta para hacerlo, etc). Es muy importante este punto, porque así evitas posibles malentendidos que pueden surgir más adelante; o en caso de haberlos, tendrás un justificante que demuestre lo acordado.

            Después de la reserva: si tras reservar, el inquilino debe realizarte una transferencia bancaria por el pago total o parcial  de la estancia , cuando lo recibas debes comunicárselo, decirle que te ha llegado correctamente e indicarle cuando debe realizar el próximo pago (si es que le corresponde).

Y por último, unos días antes de la entrada, envíale detalladamente toda la información relativa a su llegada, no puede faltar:

-un mapa y/o indicaciones claras sobre la ubicación y la mejor forma de llegar.

-hora y lugar donde recoger las llaves y si la entrega la haremos nosotros mismos u otra persona.

– teléfono de contacto para cualquier incidencia o información que necesite.

– además recuerdale todo aquello que consideres necesario. Por ejemplo, “no olviden que el apartamento no dispone de sábanas y toallas, deben traer las suyas propias” (en el caso de las sábanas no olvides indicar las medidas de las camas).